Tutorial 1: Kapitel 8.2: Mitarbeiterdaten

Mitarbeiterdaten

Klicken Sie auf den Reiter: Mitarbeiter -> Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, um ins Mitarbeitermenü zu gelangen. In diesem Menü werden alle mitarbeiterbezogenen Daten hinterlegt.

Stammdaten

Über Stammdaten werden die Zugangsdaten für den Mitarbeiter verwaltet. Je nach Status des Mitarbeiters können unterschiedliche Anpassungen vorgenommen werden.

Sie können den Benutzername anpassen oder weitere persönliche Informationen zu den Mitarbeitern hinterlegen.

Benutzer können über die Änderung informiert werden, indem ein Haken bei Sende Mail über Änderung? gesetzt wird, und diese mit "Benutzername ändern" bestätigt wird.

Qualifikationen

Hier können Sie dem Mitarbeiter Qualifikationen zuteilen, diese dienen der Sortierung der Mitarbeiter im Planer und werden zusätzlich für den zukünftigen Anwesenheits-Check berücksichtigt.

Klicken Sie auf + Benutzer Qualifikation zuweisen, um Mitarbeiter mit einer Qualifikation zu versehen.

Wählen Sie eine Qualifikation aus, und legen Sie den Stichtag unter Gültig ab fest, ab dem die Einstellung greifen soll.

 

Arbeitsverträge

Jeder Mitarbeiter benötigt einen Arbeitsvertrag, damit die Zeiten über das Zeitkonto berechnet werden und dieser im Planer für die Planung freigeschaltet wird.

Im Arbeitsvertrag können Sie einen geeigneten Tarif für den Mitarbeiter auswählen. In diesem sind Angaben wie wöchentliche Arbeitsstunden, jährliche Urlaubstage oder Berechnungseinstellungen der Kalendereintragstypen vordefiniert.

Darüber hinaus, bietet der Arbeitsvertrag die Möglichkeit, die wöchentlichen Arbeitsstunden, Schwelle für die Über- oder Unterstunden, sowie die jährlichen Urlaubstage und Urlaubsmodelle individuell anzupassen (Tarifanpassungen).

Auch können über den Arbeitsvertrag Unterbrechungen wie Elternzeit, Freistellungen oder unbezahlter Urlaub hinterlegt werden.

1. Klicken Sie auf + Neuer Arbeitsvertrag, um einen neuen Arbeitsvertrag zu erstellen.

2. Tragen Sie die Laufzeit (Beginn und gegebenenfalls das Ende) an denen die Einstellung greifen soll ein. Wählen Sie einen Tarif unter Tarif aus.

Zusätzlich können Sie über Tarifanpassungen weitere Anpassungen vornehmen, falls eine abweichende Werte hinterlegt werden sollen.

3. Urlaub : Legen Sie fest, wie der Urlaub berechnet und eingetragen werden soll.

In Tagen berechnen + In Tagen eingeben:

• Urlaub wird in Tagen eingegeben und in Tagen im Urlaubskonto verwaltet.

In Stunden berechnen + In Tagen eingeben: 

• Urlaub wird in Tagen eingegeben, jedoch in Stunden bewertet. 

In Stunden eingeben + In Stunden berechnen:

• Urlaub wird in Stunden eingegeben und in Stunden verwaltet.

4. Mit Vertrag als Entwurf speichern wird der Vorgang gesichert.

• Optional kann zusätzlich noch das Ampelkonto sowie Arbeitstage hinterlegt werden.

5. Prüfen Sie die Angaben und speichern Sie diese über Vertrag freigeben.

Arbeitsvertrag unterbrechen

Wenn ein Arbeitsvertrag unterbrochen werden muss, aufgrund von Elternzeit, Freistellung oder unbezahlten Urlaubs, können Sie dies im aktuellen Arbeitsvertrag über "+Vertrag unterbrechen" hinterlegen.

1. Hinterlegen Sie die Dauer der Unterbrechung (Beginn und Ende) und wählen wie mit dem Urlaubsanspruch während der Unterbrechung vorgegangen werden soll.

Urlaubanspruch

• Anspruch bleibt erhalten: Der Urlaubsanspruch wird nach der Unterbrechung nicht gekürzt.
• Tagesgenau kürzen: Der Urlaubsanspruch wird anteilig gekürzt. Mitarbeiter hat für den Zeitraum der Unterbrechung keinen Urlaubsanspruch.
• Nach Elternzeit-Modell kürzen: Für jeden vollen Monat der Elternzeit kann der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel gekürzt werden (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG § 17).

          Beispiel:

• • Elternzeit beginnt am 28.08.2023 und Endet am 20.04.2024. Für die Kürzung wird nur der Zeitraum September 2023 bis März 2024 herangezogen.

2. Bestätigen Sie die Eingaben mit "Vertrag unterbrechen" und "Zurück in den Entwurfsmodus. Im Anschluss muss der Vertrag wieder freigeben werden

Vertrag kopieren

Ein bestehender Arbeitsvertrag kann kopiert werden und diesem einen anderen Mitarbeiter zugewiesen werden. Bei dem Mitarbeiter wird dann der kopierte Arbeitsvertrag als Entwurf gespeichert und muss nach der Endkontrolle noch freigegeben werden.

1. Auf Vertrag kopieren klicken.

2. Mitarbeiter auswählen.

3. Stichtag eintragen.

4. Mit Kopieren beenden Sie den Vorgang.

Verleihungen

Sie können Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum in eine andere Organisationseinheit ausleihen.

1. Klicken Sie auf + Verleihung hinzufügen, um einen Mitarbeiter temporär in eine andere Organisationseinheit zu versetzen.

2. Wählen Sie die Organisationseinheit, unter Abteilung und das Datum bei Datum auswählen aus.

3. Mit Speichern bestätigen.

Versetzungen

Möchten Sie Mitarbeiter in eine andere Organisationseinheit (Filiale / Abteilung) dauerhaft versetzen, können Sie dies wie folgt durchführen.

1. Klicken Sie auf + Versetzung hinzufügen, um einen Mitarbeiter dauerhaft in eine andere Organisationsebene umzuziehen.

2. Wählen Sie die Organisationseinheit, unter Abteilung und das Datum bei Datum auswählen aus.

3. Mit Anlegen speichern.

Versetzung widerrufen: Sie können die hinterlegte Versetzung widerrufen. Hierzu klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen mit Ja.